Автоматизация рекрутмента Эй Кей x KFC за 40 дней
Компания Эй Кей x KFC завершила первый этап автоматизации подбора персонала. Проект был реализован с помощью продукта, который предназначен для быстрой автоматизации типового процесса подбора. Срок его внедрения оказался небольшим за счет готовому no-code решению, которое дает возможность без написания программного кода зайти в систему и сразу начать работу.
Проект представляет руководитель отдела подбора персонала Эй Кей x KFC Любовь Кудинова.
Разработка Эй Кей х KFC по автоматизации рекрутмента претендует на победу в номинации DIGITAL SOLUTIONS на бизнес-премии WOW!HR2024.
Суть проекта
Эй Кей x KFC — один из крупнейших франчайзи KFC в России: 96 ресторанов в стране и более 2500 сотрудников. В условиях дефицита кадров нужно максимально быстро искать работников для ресторанов. Представьте, каждый месяц необходимо нанимать около 400 новых сотрудников, а в отделе массового подбора работает всего три человека. Как все успеть?
Так и возникла необходимость внедрения автоматизированного подхода к найму персонала. Эй Кей x KFC полностью автоматизировали процесс подбора массового персонала в единой системе для всех заинтересованных лиц: рекрутеров, руководителей, кандидатов.
За 40 рабочих дней команде Эй Кей x KFC удалось минимизировать ручные операции, собрать весь процесс и информацию в едином пространстве, увеличить конверсию с откликов в оформление в 2 раза, объединить рекрутеров, рестораны и администраторов в единой системе, настроить и автоматизировать коммуникацию с кандидатом, обеспечить сбор аналитики по ключевым процессам подбора.
За 6 месяцев уже 52 000 кандидатов прошли через систему, из них были оформлены 1 300 сотрудников. Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%, а доходимость кандидатов на собеседование достигла уровня 50%. На данный момент в системе работает 150 пользователей.

Задачи проекта
До автоматизации в Эй Кей x KFC был ручной процесс подбора персонала, которым рестораны занимались самостоятельно: размещали вакансии, совершали первичные звонки и приглашали на интервью.
Весь процесс велся в множестве различных таблиц Excel и осложнялся несистемным продвижением вакансий и отсутствием напоминаний о собеседованиях для кандидатов и нанимающих менеджеров. В связи с этим кандидаты могли теряться, не доходить до собеседований, а какую-либо достоверную аналитику собрать было практически невозможно.
Так родилась идея автоматизации процесса подбора.
В рамках проекта по автоматизации подбора персонала были определены несколько задач:
- минимизировать ручные операции,
- собрать весь процесс и информацию в едином пространстве,
- объединить рекрутеров, рестораны и администратора в единой системе,
- настроить каналы коммуникации с кандидатом в едином окне,
- обеспечить сбор и выстраивание аналитики по ключевым процессам подбора.

Реализация проекта
Эй Кей x KFCи удалось реализовать проект в течение 40 дней.
Так как было необходимо завести весь процесс в единую систему, Эй Кей x KFC выбрали мастер-систему, с которой были интегрированы job-борды, 1С, чат-боты, телефония и мессенджеры. Это обеспечило возможность автоматически публиковать вакансии и снимать их с публикации, запускать нужные нотификации и опросы, совершать звонки прямо из системы и отслеживать количество нанятых сотрудников и закрытых вакансий.
Осуществить быстрый запуск автоматизированной системы подобора персонала Эй Кей x KFC удалось за счет:
- использования готового no-code решения с возможностью внесения корректировок,
- предоставления необходимых спецификаций для оперативного введения в процесс автоматизации подбора по каждому функциональному блоку,
- проведения аналитики с использованием предложенных наилучших практик благодаря накопленному опыту,
- подключения интеграций и дополнительных инструментов за счет внутреннего сервиса.
Инструменты и подходы к реализации проекта:
Автоматизация поиска и сбора откликов.
Рекрутер получает заявку на поиск необходимого количества сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики на неё собираются в системе. Также по заданным критериям в систему автоматически загружаются кандидаты, найденные холодным поиском, и прикрепляются к необходимой вакансии.
Встроенная телефония.
После отклика на вакансию кандидат получает СМС с уведомлением о получении отклика. Затем в течение часа он получает звонок от рекрутера и впоследствии приглашение на интервью.

Интеграция с чат-ботом.
Кандидат точно не пропустит собеседование, так как получит напоминание от чат-бота и при необходимости сможет самостоятельно перенести время. После встречи с нанимающим менеджером он оставляет обратную связь чат-боту. На текущий момент чат-боты внедрены на различных этапах воронки:
- холодный чат-бот запускается в дополнение к обзвону и предлагает потенциальным кандидатам вакансию,
- входящий голосовой бот отвечает кандидатам в вечернее и ночное время, а также собирает необходимую информацию напрямую у кандидата через WhatsApp,
- чат-бот по недозвонам напоминает кандидату об отклике и уточняет актуальность обсуждения работы, при положительном ответе отклик возвращается на прозвон рекрутеру,
- напоминание о собеседовании с возможностью переноса сообщением в WhatsApp,
- перезапись на собеседование в случае, если кандидат не пришел,
- обратная связь по итогам собеседования,
- exit-интервью – по автоматически полученным статусам из 1С по уволившимся сотрудникам запускает опрос и передает информацию в систему.
Автоматическое уведомление всех участников процесса.
Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и СМС. В течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату и приглашает на интервью в ресторан. В случае успешного собеседования кандидату отправляется напоминание пройти медосмотр.
Аналитические дашборды по воронкам и источникам.
С помощью аналитических дашбордов можно влиять на воронку подбора и своевременно оценивать, в каких областях есть проблемы. Также этот инструмент позволяет проводить аналитику процесса найма и скорректировать стратегию подбора. Удобно, что массивы данных представлены в понятном виде, визуализация помогает быстро считывать главную информацию.
Инструменты и интеграции:
- Телефония — встроенная телефония, хранение истории и записи звонков,
- СМС — отправка готовых шаблонов по процессу подбора, хранение истории,
- Таск-трекер — преднастроенный список задач для участников подбора,
- Мастер-система — передача информации об оформленных кандидатах,
- BI система — MetaBase: преднастроенные дашборды с аналитическими данными,
- Мессенджеры — чат с кандидатом: hh.ru, Avito,
- Чат-бот — подключение дополнительного помощника для коммуникации с кандидатом,
- Job-борды — работа с откликами: интеграция по API с используемыми job-бордами.

Результаты проекта
За 6 месяцев проект продемонстрировал результаты:
- Доходимость кандидатов на собеседование – 50%.
- Конверсия с откликов в оформление выросла с 5% до 10-12%.
- 19% кандидатов переносят время собеседования самостоятельно, без участия рекрутера.
- Сохранено 43% контактов, которые обращались в вечернее и ночное время.
- Оформлены примерно 1 300 сотрудников.
- 150 пользователей с удовольствием работают в системе.
- 52 000 кандидатов прошли через систему.
Каким стал автоматизированный процесс подбора?
- Рекрутер получает заявку на поиск сотрудников в определенный ресторан. Вакансия автоматически формируется и размещается на выбранных job-бордах, а отклики на неё собираются в системе.
- Сразу после получения отклика кандидату уходит уведомление на почту и СМС, в течение часа в рабочее время рекрутер звонит кандидату с помощью встроенной телефонии и приглашает на интервью в ресторан. Нанимающий менеджер проводит собеседование и ставит отметку с результатами в системе.
- В случае успешного собеседования кандидату отправляется напоминание пройти медосмотр. Затем запускается процедура оформления. Информация о трудоустройстве сотрудника автоматически передается из 1С в систему.
Как выглядит процесс для кандидата?
- Кандидат откликается на вакансию на одном из работных сайтов или по приглашению рекрутера.
- Получает СМС с уведомлением о получении отклика. В течение часа он получает звонок от рекрутера и в случае успеха – приглашение на интервью в ресторан.
- Получает напоминание о собеседовании от чат-бота и при необходимости самостоятельно переносит время.
- Приходит на встречу с нанимающим менеджером в ресторан, после которой оставляет обратную связь чат-боту.
- Проходит медосмотр и в случае положительного результата –процедуру оформления.
В долгосрочной перспективе компания ожидает развития кейса.
Ближайшие планы по развитию:
- автоматизировать процесс оформления на работу: графики, запись кандидата на оформление,
- доработка аналитики,
- адаптация и преадаптация с помощью интеграции с чат-ботом.
Что Вы думаете об этом?