Все ушли домой: must do для тех, кто опоздал с организацией удаленки

Вирус COVID-19 меняет всю систему организации труда быстро и на глобальном уровне. И даже тем, кто до последнего момента держался за очную работу, теперь точно придется перестраиваться . Кроме того, время на плавный переход упущено, поэтому предлагаю список того, что компаниям нужно было сделать вчера, но можно успеть сегодня.

1. Подготовить удаленный доступ для всех сотрудников, а именно иметь рабочие компьютеры и возможность работать из любой точки мира, вне офиса. То есть у вас должна быть хорошая и сильная удаленная рабочая станция. К примеру, я могу спокойно работать в любом месте, раздавая интернет через телефон. Если сейчас у вас такой возможности нет, используйте google-таблицы и google- документы для общего доступа и размещения информации.

Читайте также: Коучинговый стиль: как руководить самостоятельными людьми

2. Подготовить программное обеспечение для работы с удаленными членами команды, доступное для всех сотрудников. В нашей случае ИТ-команда установила всем сотрудникам Microsoft Teams. Это система, позволяющая проводить online-собрания, аудиоконференции, трансляции. Команда ИТ обучила за несколько дней всю команду, и все сотрудники оперативно перешли в эту удобную систему. Если у вас нет возможности устанавливать такие приложения, вы споконо можете использовать для планирования встреч календарь Outlook, а для встреч и совещаний такие площадки как skype и zoom.

3. Планирование в Outlook, как встреч, так и задач. Удаленный формат работы требует больше внимания и структурности. А от руководителей — больше контроля и вовлечения. Своевременное планирование поможет вам видеть всю работу ваших сотрудников, а также оценить загрузку каждого и результат.

4. Создать общие чаты для команд. Для этого могут использоваться разные приложения и программы. Это позволит держать руку на пульсе и вовремя передавать команде, подразделению всю необходимую информацию.

5. Соблюдение ПВТР (правил внутреннего трудового распорядка). Необходимо проинформировать сотрудников о том, что все правила офиса сохраняются и в удаленном формате, а именно: график рабочего дня и все перерывы . Удаленный формат не равно свободный график.

6. Коммуникация от HR о том, что все сотрудники должны быть доступны для общения в рабочее время.

7. Идеально взять лучшие практики и обучить руководителей управлять командами удаленно. Это можно сделать достаточно оперативно, а для сотрудников нужно прописать все правила работы.

На что обратить внимание:

• от подразделений компании нужна постоянная позитивная коммуникация с сотрудниками, первыми лицами, клиентами и партнерами;
• важно разработать разные сценарии развития пандемии, учитывающие все аспекты бизнеса;
• сформировать в компании команду по принятию решений в чрезвычайной ситуации. Люди должны знать, к кому и по каким вопросам в таких случаях обращаться;
• оценивать риски и понимать механизмы реагирования. Абсолютно все сотрудники должны понимать, какие действия и кому нужно предпринимать в данных условиях.

Смотрите также: МТС о проекте «Виртуальная академия»

Как итог, самое важное сейчас:

1. Слаженная, позитивная и грамотная коммуникация с сотрудниками, партнерами и клиентами.

2. Разъяснение всем сотрудникам компании правил работы в удаленном формате.

3. Работа ИТ-подразделений с сотрудниками. Предоставление всех необходимых ресурсов для бесперебойной работы.

4. Постоянная коммуникация руководителей с сотрудниками.

Пройдя эти шаги, вы быстро «перегруппируетесь» и продолжите работу . И уже в этом режиме сможете отработать механизмы и «тонкие натройки» удаленки, актуальные именно для вашего бизнеса. Успехов!

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна