Учебный портал как marketplace дистанционного обучения

Как модернизировать учебный портал, чтобы за три года более 1,5 млн слушателей прошли дистанционное обучение? Татьяна Меньшова , начальник управления обучения и развития Департамента персонала ПСБ, рассказывает о развитии учебного портала «ПРОдвижение».

С чего мы начали

Осенью 2018 года наша команда начала работу по усовершенствованию старого учебного портала.

•     «Железо», на котором работал портал, устарело.

•     В качестве СДО использовался WebTutor 2.7.

•     Десятки тысяч активных курсов и тестов у сотрудников не были привязаны к датам завершения.

•     Не была структурирована система хранения контента в системе.

•     Неактуальный дизайн.

•     Техническая поддержка пользователей была в зоне ответственности группы администраторов. На запуск дистанционного обучения, выгрузку отчетности и техническое сопровождение сотрудников они тратили 99% своего рабочего времени. Ни один процесс не был автоматизирован.

На таком портале невозможно было найти нужную информацию, тем более невозможно пройти обучение.

Что удалось сделать за 3 года?

•    Обновили инфраструктуру решений (сервера), само ПО, дизайн, верстку всех страниц. Создали площадку для дальнейшего развития системы.

•     Проанализировали и переработали весь учебный контент. В итоге из 3000 курсов осталось 458 курсов (136 в формате scorm, 322 презентации)

•     Сформировали единый каталог учебного контента и систему поиска нужного обучающего материала или мероприятия. Это настоящий MARKETPLACE.

Рисунок 1. Каталог учебного контента, в котором производится поиск контента с названием «7 этапов»

Сейчас каталог насчитывает 761 единицу. Чтобы сотрудникам ПСБ было удобнее найти нужную программу, курс, тренинг, мы разработали новый подход к структуре и системе поиска нужного продукта.

Читайте также: Кейс: «Ростелеком» переформатировал обучение руководителей в онлайн-формат

В каталоге есть несколько основных фильтров:

     Формат (видео, дистанционный курс, онлайн-тренинг, офлайн-тренинг, тестирование).

     Полезное (влияют на мои доступы, новинки - разработки последних 3 месяцев, руководителю).

     Вид бизнеса / функциональное подразделение (здесь перечислены наиболее часто встречающиеся профессиональные роли – РБ, МСБ, Касса. Те, чьи роли не вошли в каталог, отдельной строкой могут найти нужный контент в разделе «для всех» или «другое»).

     Категория (в зависимости от вопросов, на решение которых направлено обучение).

Задействовать можно как все фильтры одновременно, так и по-отдельности.

Также для поиска нужной программы можно использовать поисковую строку. В случае, если по запросу ничего не будет найдено, у сотрудника есть возможность написать о своем запросе администратору Учебного портала (рис. 2).

В качестве ответа могут быть следующие варианты:

А) мы вышлем путь к нужному продукту, если он есть в каталоге;

В) мы сохраним заявку и в случае, если по истечение некоторого времени накопится критическая масса аналогичных запросов, приступим к разработке искомого продукта;

С) также возможна ситуация, что продукт в каталоге есть, но его с определенной периодичностью не находят. В этом случае мы поменяем его название и/или место хранения на более понятное и удобное для пользователей.

Рисунок 2. Обратная связь, в случае, если в каталоге не найден контент

Система рекомендательного обучения

Мы давно думали, как помочь нашим сотрудникам строить карьеру путем обучения и развития, да и еще и автоматизировать этот процесс. И вот первые шаги в этом направлении сделаны.

     На Учебном портале «ПРОдвижение в разделе «Каталог» индивидуально для каждого сотрудника представлены рекомендации:

o     Курсы и тренинги, которые были рекомендованы сотруднику в течение последних 3-х месяцев, но которые он по тем или иным причинам не прошел.

o     Курсы и тесты, которые были не пройдены в течение последних 3-х месяцев.

o     Новинки обучения — курсы, тесты, тренинги и видео, разработанные за последние 3 месяца.

o     Рекомендации в соответствии с ролевой моделью (на данный момент реализовано для нескольких массовых позиций).

o     Рекомендации по управленческому обучению для руководителей.

Это только начало. Мы продолжаем работу для того, чтобы сотрудникам было проще и быстрее самостоятельно разобраться, что именно еще им нужно узнать и освоить, чтобы соответствовать не только занимаемой позиции, но и «перекинуть» мостик на следующий уровень карьерной лестницы.

Рисунок 3. Рекомендательная система для сотрудника

Дашборд панели руководителя

Функционал позволяет руководителю посмотреть краткий статус по обучению своих подчиненных (рис. 4).

Это очень удобно. Не нужно тратить время на запрос в Управление обучения и развития, чтобы узнать, кому из сотрудников какие дистанционные курсы назначены, прошли они их или нет. Еще можно посмотреть, в каких очных обучающих мероприятиях кто из подчиненных принял или планирует принять участие.

Более того, для того, чтобы быть в курсе такой статистики даже не обязательно регулярно заходить на портал. Можно сделать это один раз и подписаться на рассылку отчетов, которые после этого каждую неделю в удобной и наглядной форме будут приходить на почту.

Можно видеть информацию по сотрудникам, кому не назначено обучение и по каким причинам.

По завершении обучения инициатор получает отчет с общей статистикой прохождения обучения сотрудниками.

Это помогает понять загрузку и самоорганизацию, любознательность и вовлеченность людей, находящихся в подчинении.

Рисунок 4.Dashboard руководителя

Автоматизация процесса подачи заявки на внешнее обучение

Пилотируем «умную» заявку на дистанционное обучение . В заявке понятен весь маршрут от создания до исполнения. Исполнение большей части новых заявок происходит в автоматическом режиме, если требуются уточнения –  администратору только нужно проверить корректность данных и нажать на одну кнопку.

Рисунок 5. Заявка на дистанционное обучение

Формирование сертификатов/ листов учета в электронном виде после завершения курса/ тестирования

Мы сократили время на получение сертификатов о прохождении обучения и отказались от печати на бумажном носителе. В итоге порядка 250 000 электронных сертификатов сформировано на текущий момент.

Смотрите также: Кейс ЦРММ: Интеграция конструктора курсов Course Editor для ПАО «Сбербанк»

Как итог: за три года более 1,5 млн слушателей прошли дистанционное обучение на учебном портале. Эта цифра сопоставима с населением такого города, как Екатеринбург, например.

Фото Unsplash

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна