Сколько систем нужно HR-департаменту для работы: десять или одна

HR-департамент в типичной российской компании использует набор разных инструментов для управления персоналом, что создает множество сложностей для всех участников процесса. Среди распространённых решений:

• электронные таблицы для работы с данными о сотрудниках, учета отпусков, расчета показателей;
• бухгалтерские системы для управления финансовыми данными, расчета зарплаты, информацией об отсутствиях и условиях труда;
• таск-трекеры для контроля задач HR-департамента;
• ATS-системы для рекрутинга и работы с кандидатами;
• LMS-системы для обучения сотрудников.

Характерная черта такой структуры — частичная интеграция. Некоторые системы обмениваются данными между собой, но многие работают как изолированные острова информации. Картину дополняет хаотичное хранение данных: информация о сотрудниках, процессах и результатах разбросана по всем системам в разных форматах, а часто и вовсе не собирается.

Чтобы анализировать информацию в таких условиях, HR-специалисты чаще всего прибегают к помощи Excel — самого распространенного инструмента для HR-аналитики. Однако в эпоху больших данных и развитых аналитических систем это анахронизм. Пытаясь собрать данные для отчета или анализа, HR-специалист вынужден запрашивать выгрузки из разных систем, сводить их вручную, приводить к общему формату и только потом анализировать. Эти действия не только отнимают много времени, но и повышают риск ошибиться при обработке данных.

Множество разрозненных Excel-таблиц не позволяют сформировать целостную картину для принятия взвешенных решений. В результате вместо проактивной работы HR-специалисты тратят время на решение технических проблем, связанных с поиском и обработкой разрозненной информации.

Такая ситуация сложилась исторически — компании постепенно автоматизировали отдельные HR-процессы, внедряя решения по мере появления потребностей и возможностей. В результате образовалась сложная, запутанная инфраструктура, которая требует постоянной поддержки и значительных ресурсов для адаптации к развивающимся HR-процессам.

Компания может успешно закрывать конкретные задачи разными решениями, но с масштабированием бизнеса нужно растить зрелость процессов. Если раньше достаточно было таблиц и бухгалтерских систем, чтобы закрывать все потребности HR-департамента, то теперь компании внедряют решения для рекрутинга, обучения, контроля задач — как мы обсудили выше, чаще всего это разные системы. Обсудим несколько основных проблем разрозненной автоматизации.

Содержать и кастомизировать несколько HR-систем — дорого

С каждой новой системой финансовая нагрузка растёт, HR-отдел часто вынужден закладывать в бюджет множество различных лицензий на программное обеспечение. Каждая система требует отдельного обслуживания и обновления — задачи, которые ложатся на ИТ-отдел организации. При этом всегда есть риск урезания бюджета. HR-департамент вынужден защищать свои расходы на автоматизацию перед руководством компании и постоянно обосновывать, зачем нужно столько денег на системы. В любой момент бюджет могут сократить, и департамент останется без инструментов для работы.

Дополнительно HR-системы нужно адаптировать под специфику компании. Когда появляется потребность адаптировать «коробочные» решения под специфические потребности HR-отдела, компании сталкиваются с двумя сценариями. Первый — обращение к вендору готового решения за доработками, однако поставщики редко берутся модифицировать свою «коробку» под конкретную компанию, а если и соглашаются, то процесс получается долгим и дорогим.

Второй сценарий — когда HR-решение создано силами внутренней разработки. В этом случае HRD сталкиваются с долгой очередью к ИТ-отделу собственной компании на доработки. ИТ-отдел перегружен запросами от разных подразделений, при этом HR-департамент не приоритетен для айтишников, поскольку не приносит прибыль компании. В результате ожидание растягивается на месяцы — за это время все процессы уже могут измениться, и доработки теряют актуальность. HR попадает в замкнутый круг: нужны изменения в системах, но получить их быстро практически невозможно.

В разнообразии систем нет единой точки входа для сотрудников

Сотрудники компании часто не понимают, к кому обращаться по конкретным вопросам и в какой системе искать нужную информацию, что негативно влияет на лояльность персонала и снижает общую продуктивность работы. Представьте ситуацию: сотрудник должен оформить отпуск в одной системе, запросить справку в другой, а заполнить профиль компетенций — в третьей. При этом для каждой системы требуется отдельный пароль и логин, а интерфейсы принципиально различаются. Неудивительно, что многие предпочитают решать подобные вопросы по старинке — через телефонные звонки или личные обращения к HR-специалистам, создавая дополнительную нагрузку на отдел.

Собрать данные в одном месте практически невозможно

Когда информация о сотрудниках и процессах хранится в разных форматах и системах, HR-специалистам приходится собирать данные из разных источников, приводить их к единому виду, и только потом анализировать. При этом нужно успевать закрывать текущие задачи. В такой ситуации HR-департаменту намного сложнее заниматься автоматизацией отчетности, расчетом метрик и аналитикой.

Без данных HR-директора не могут разговаривать с бизнесом на языке цифр. Отчеты для генерального директора собирают руками в PowerPoint и Excel из разрозненных источников. HR становится «черным ящиком» для руководства — нет возможности проверить достоверность данных или понять реальную картину происходящего в департаменте.

Проблемы с безопасностью и управлением доступами

Закон о персональных данных — постоянная головная боль для HRD. Разные системы означают разный уровень безопасности, и нет инструмента четкого контроля соблюдения требований. HR-директор должен четко знать, что у каждого сотрудника есть доступ только к тем данным, работа с которыми подразумевает его роль, например, рекрутер не должен видеть данные о компенсациях, менеджер по документообороту — финансовые планы на подбор. Настроить подробную ролевую модель сложно, а в некоторых системах вообще невозможно.

Решением разрозненной автоматизации будет комплексная HRM-система — это единая цифровая среда для работы HR-департамента и сотрудников компании, которая покрывает все HR-процессы. Главное отличие от набора отдельных систем — все HR-процессы автоматизированы одним решением, поэтому и данные консолидированы. Не нужно собирать информацию по крупицам из Excel-таблиц, выгрузок из 1С и разных специализированных приложений.

Среди HRM-систем есть решения с no-code инструментами, которые дают HR-специалистам самостоятельно настраивать процессы без привлечения разработчиков — это полностью меняет скорость адаптации системы под потребности бизнеса.

Как HRM-система меняет процессы:

• сотрудники получают единую точку входа — больше никаких переключений между системами и десятком паролей; оформить отпуск, запросить справку, заполнить цели на год можно через один портал;
• HR-департамент экономит на содержании систем, одна лицензия вместо нескольких;
• данные консолидируются для принятия решений и полноценной HR-аналитики — все данные в одной системе;
• безопасность и права доступа под контролем благодаря ролевой модели, система показывает пользователю только те данные, которые соответствуют его роли;
• процессы меняются быстро и без программистов, например, если нужно добавить новый этап в решение заявки на прием сотрудника, HR может самостоятельно настроить форму запроса и установить исполнителя.

SimpleOne HRMS — это цифровая среда для работы HR-департамента на базе low-code платформы, которая одновременно закрывает потребность в управлении деятельностью HR и автоматизацию HR-процессов. Это единое решение, которое покрывает все HR-процессы от рекрутинга до управления эффективностью, при этом система выступает как единый источник данных о HR-деятельности и сотрудниках, что позволяет избавиться от избытка HR-систем и перевести все процессы в одну HRM-систему.

Сервисный портал SimpleOne HRMS — это точка входа для сотрудников компании по всем вопросам к HR. Сотрудники получают доступ к HR-услугам через единый интерфейс, среди таких услуг оформление отпуска, запрос справок, заполнение целей на год, подача заявки на обучение. Важно, что система работает и с мобильных устройств через PWA-приложение, поэтому производственные сотрудники, которые раньше были отрезаны от HR-процессов из-за отсутствия доступа к компьютеру, теперь могут решать все вопросы с мобильного телефона прямо на рабочем месте.

Консолидация данных происходит автоматически, поскольку все процессы работают в одной системе. HR-специалистам больше не нужно собирать информацию из Excel-таблиц, выгрузок из разных систем и бумажных документов. Встроенные инструменты отчетности и дашборды позволяют в реальном времени видеть любые метрики — от загрузки каждого HR-специалиста до динамики текучести по подразделениям. С этими данными HR-директор может показывать руководству конкретные цифры: сколько времени занимает обработка заявки, какова реальная эффективность команды, где возникают узкие места в процессах. Тем самым HRD и HR-департамент становится стратегическим партнёром бизнеса, а не просто обслуживающим и дорогим подразделением.

Вопросы безопасности и управления доступами решаются через гибкую ролевую модель, которую HR-отдел может настроить самостоятельно. Система автоматически контролирует, кто к каким данным имеет доступ — рекрутер видит только информацию о кандидатах, специалист по компенсациям работает с зарплатными данными, а специалист по документообороту не получает доступ к бюджету на подбор. Функциональность имперсонации позволяет администратору системы в любой момент проверить права любого пользователя — зайти под его учетной записью и убедиться, что он видит только разрешенную информацию.

В HRMS можно не только управлять данными о сотрудниках, но и настроить таск-менеджмент HR-департамента. На Kanban-доске видно задачи каждого сотрудника, их статусы, загрузку команды, HR-директор может в реальном времени понимать, кто что делает и где возникают узкие места.

Разрозненная HR-автоматизация — это не просто техническая проблема, а тормоз для развития бизнеса. Когда HR-директор не может быстро получить данные для принятия решений, а сотрудники тратят время на поиск нужной системы среди десятка инструментов, компания теряет конкурентные преимущества. Переход к единой цифровой среде для всех HR-процессов позволяет департаменту сосредоточиться на том, что действительно важно: развитии людей и поддержке бизнес-целей, а не на администрировании множества систем и ручном сборе отчетов.

ООО «СИМПЛ 1»
ИНН 9725013892
Реклама ЕРИР № 2W5zFGjKr6k