Сила роста: как KazanExpress автоматизировала массовый найм сотрудников

TheHRD: Что заставило вас задуматься об автоматизации, аналитике и улучшении HR-маркетинга? Какие задачи вы хотели решить их внедрением?

Алина Сибгатуллина: В феврале 2021 года перед моей командой стояла цель нанять 500 человек за месяц. Во-первых, мы столкнулись с нехваткой соискателей, готовых работать в нашей команде, так как склад в промышленной зоне, в 20 км от Казани. Мы начали анализировать рынок и сравнивать условия труда в других компаниях, поняли где мы «проседаем» и сформировали хороший оффер — с ДМС со стоматологией, обедами и ужинами за счет компании, трансфером до работы, корпоративными льготами у партнеров. Во-вторых, когда пошли первые звонки от кандидатов, мы поняли: чтобы выполнить поставленную задачу, нам нужно увеличить скорость обработки откликов. Так мы приняли решение автоматизировать массовый найм. Параллельно развивали HR-маркетинг и охватывали новые населенные пункты, с которыми раньше не работали.

TheHRD: Как вы ввели автоматизацию и где черпали вдохновение при реализации этого проекта?

Алина Сибгатуллина: Вдохновение черпали из осознания, что стоим у истоков создания российского маркетплейса с уникальной бизнес-моделью и возможностью доставки в любой город присутствия за один день — такого не было ни у кого. На тот момент у нас была цель вырасти до трех тысяч человек, и мы с ней справились.

Автоматизацию и HR-маркетинг запускали одновременно, сроки были очень сжатые: примерно за две недели я полностью изучила рынок провайдеров, и мы с командой сделали выбор. Компанию выбирали по следующим критериям: простой и понятный интерфейс, ценовая политика, возможность интеграции с работным сайтом hh.ru.

Примерно за неделю, совместно с менеджером компании, мы создали первый бот, который мог самостоятельно обрабатывать отклики и записывать кандидатов на ознакомительный день (массовое собеседование). Изначально мы не были уверены в успехе этого проекта и понимали риски. Например, у нас были опасения, что кандидаты не захотят общаться с ботом, но все же запустили его и не ошиблись!

В течение месяца с начала реализации проекта мы стали понимать, что с ботом нам не хватает входящего трафика, поэтому начали активно работать в этом направлении: запустили таргетированную рекламу, подключили опции продвижения вакансий на работных сайтах, через центры занятости населения работали со студентами и безработными гражданами, использовали наружную рекламу и, конечно же, реферальную программу. Чтобы отследить эффективность рекламных кампаний, мы использовали куар-коды, которые вели кандидата на переписку с ботом.

Воронка подбора выглядит сейчас примерно так:

• отклик (входящий, исходящий);
• ознакомительный день (массовое собеседование);
• заполнение анкеты и согласование кандидата;
• двухдневное оплачиваемое обучение;
• тестирование;
• трудоустройство в компанию;
• адаптация.

Сейчас компании очень конкурируют за кадры, поэтому у нас работает и классический контакт-центр отдела подбора персонала, который обрабатывает звонки кандидатов и входящие отклики с «Авито». Мы используем такое комплексное решение, чтобы сохранить скорость и качество работы.

TheHRD: Расскажите, пожалуйста, подробнее об HR-боте, который помогает обрабатывать отклики и высылает приглашения на массовые собеседования.

Алина Сибгатуллина:

HR-бот мы используем от компании-провайдера, который предоставляет комплексный сервис для решения рутинных задач HR-менеджеров. Как я уже говорила, проект мы реализовали достаточно быстро — примерно за две недели, больше времени у нас просто не было. Использовали индивидуальную разработку проекта — сейчас у компании есть больше двух сотен готовых рабочих сценариев.

Сначала скорость связи с потенциальными кандидатами удалось сократить до 24 часов (запускали бот для откликнувшихся кандидатов раз в сутки), сейчас — в разы меньше: если кандидат попадает по воронке в бот, то общение начинается максимум в течение пяти минут после отклика. Мы были в числе компаний-первопроходцев HR-автоматизации c помощью чат-ботов, а сейчас их использование на рынке растёт в геометрической прогрессии. Я рада, что мы ещё в 2021 предсказали этот тренд и внедрили технологию.

TheHRD: Есть ли у вас портрет «идеального кандидата»? На какие качества соискателя вы в первую очередь обращаете внимание? Кого бы вы точно взяли и кого точно не взяли на работу?

Алина Сибгатуллина: Многое зависит от вакансии, и в своих объявлениях мы всегда делаем акценты на принципиальных для нас моментах. Например, на склад к нам приходят люди с разным уровнем подготовки, поэтому мы готовы учить их с нуля. В первую очередь обращаем внимание на их потенциал. Важные для нас черты таких кандидатов — амбициозность, готовность ответственно работать, расти и обучаться. Кроме того, мы оцениваем культуру общения, смотрим, как человек относится к другим людям.

Идеальный сотрудник нашего логистического комплекса — ответственный, который понимает, что его действия могут повлиять на общий результат компании; внимательный — работает не только на скорость, но и на качество, старается работать без ошибок. Это командный игрок, который знает и соблюдает рабочий распорядок, ориентирован на результат — знает показатели своей работы, стремится их выполнять и достигать большего.

TheHRD: С какими трудностями вы сталкивались при реализации проекта?

Алина Сибгатуллина: Безусловно, сложные моменты были. К примеру, на этапе запуска у нас не было учебного склада и выстроенного процесса адаптации. Сейчас учебный склад есть: кандидаты, перед тем как попасть на основной склад, проходят двухдневное обучение и определяются, какая должность им подходит. Если человек больше любит находиться в движении, ему подойдет должность специалиста отдела комплектации заказов, а если предпочитает работу менее физически активную, то — упаковщик.

Раньше мы вели достаточно простую, даже где-то поверхностную аналитику, использовали таблицы Excel. Сейчас перешли на CRM-систему и постоянно улучшаем рабочие процессы.

Что касается маркетинга и рекламы, мы не всегда были уверены в том, какая реклама «выстрелит», так как заранее не планировали рекламную кампанию. Сейчас, с опытом, уже сформировалось четкое понимание, какие рекламные каналы лучше работают и в какое время года, что именно принесет эффективность.

TheHRD: Мы знаем, что одним из результатов ваших усилий стало то, что в первый рабочий день 2022 года по производственному календарю на массовое интервью пришло более 100 человек. Что именно вы сделали, чтобы привлечь и заинтересовать так много людей? Какие чувства при этом испытали?

Алина Сибгатуллина: Сначала очень удивились, так как рекламные компании на период новогодних праздников мы приостанавливали. Был, конечно, и страх: на тот момент мы не представляли, как рассадить людей, чтобы и кандидатам было комфортно, и сотрудники могли проводить презентацию компании. Но мы быстро адаптировались к ситуации и нашли решение — принесли дополнительные стулья и запустили одновременно два ознакомительных дня в разных просторных помещениях. Зато когда ознакомительный день закончился, мы испытывали гордость, потому что справились и у нас хотят работать!

При строительстве нового логистического комплекса, который запустили в этом году, мы уже учли этот опыт и построили сразу две аудитории, одна из которых вмещает 100 человек.

TheHRD: А как проходит интервью с таким большим количеством соискателей? Как организован процесс?

Алина Сибгатуллина: Мы проводим ознакомительный день (групповое интервью) — рассказываем о компании, о преимуществах работы в KazanExpress, показываем презентацию, видеоролики о каждом отделе. После этого кандидаты переходят по куар-коду из презентации и заполняют анкеты.

TheHRD: Расскажите, как проходит прием, обучение и адаптация новичков в вашей компании? Как сами сотрудники оценивают уровень адаптации?

Алина Сибгатуллина: Обучение длится два дня. Мы его оплачиваем, заключаем ученический договор. Первый день посвящен теоретической части: коллеги рассказывают о работе каждого отдела, а кандидаты знакомятся с учебным складом, где можно попробовать себя в роли упаковщика, специалиста отдела комплектации, специалиста отдела товародвижения и в других должностях. Второй день начинается с теста, в котором кандидату нужно подтвердить уровень усвоения полученной информации. После этого переходим к практике. Если кандидат успешно сдает тестирование и проходит практику, принимаем его в штат. Если нет, просто оплачиваем ему время обучения.

С трудоустроенными сотрудниками работает отдел адаптации и за неделю выводит всех на среднюю производительность. Сами сотрудники оценивают уровень адаптации очень высоко: она помогает им справиться со страхом, который возникает, когда человек оказывается в ситуации, связанной с новыми рабочими обязанностями, непривычной обстановкой на новом рабочем месте. Наши специалисты по адаптации делятся с новичками полезными знаниями и кейсами, которые помогают им зарабатывать, — на складе действует сдельная оплата труда.

TheHRD: А что говорят отчеты опросов удовлетворенности? Повлияла ли автоматизация и разработка HR-стратегии на «текучку» сотрудников?

Алина Сибгатуллина: Опросы удовлетворенности сотрудников — регулярная практика в KazanExpress. Также мы участвуем в различных рейтингах работодателей и занимаем призовые места — все это может говорить о лояльности людей в компании. С увольняющимися сотрудниками мы обязательно проводим выходное интервью и, судя по показателям, видим, что высокая лояльность сохраняется даже у бывших коллег.

Текучесть в целом по логистическому комплексу в пределах нормы. Бывают всплески увольнений, но я считаю, что это больше связано с нашим постоянным развитием. Так как мы стремительно и постоянно растем, расширяем локации и открываем новые объекты, то кому-то из сотрудников становится, к примеру, неудобно добираться до нового рабочего места.

TheHRD: Как отнеслись к проекту ваши коллеги, руководители? Все ли поддержали идею автоматизации найма? Как сами соискатели оценивают удобство работы с вашей HR-службой?

Алина Сибгатуллина: Руководство и коллеги меня поддержали, и я этому очень рада и благодарна им. Этот проект стал для всех нас ценным опытом, привел к высоким результатам. У соискателей сложилось очень позитивное восприятие нашей компании и, как я говорила ранее, мы этого не ожидали. Когда на старом складе сотрудники отдела адаптации и подбора встречали кандидатов, то на вопрос «Кто вас пригласил на собеседование?» им с улыбкой отвечали: «Бот». Мы даже прозвали нашего цифрового помощника «Ботя» — он нам как коллега.

TheHRD: Опишите основные результаты проекта, чего удалось добиться, всех ли поставленных целей достигли?

Алина Сибгатуллина: Да, считаю, что мы достигли всех целей и даже больше. За 2021 год автоматизация помогла увеличить складской штат в восемь раз — у нас было 300 сотрудников, а стало — 2500! За 2022 год пришло на обучение 2569 кандидатов, из них трудоустроились 2110 человек. И сейчас всего за одну рабочую неделю новый сотрудник выходит уже на среднюю производительность труда.

TheHRD: Какие планы сейчас у компании и как вы видите ее дальнейшее развитие?

Мы построили и запустили первый из восьми корпусов нового склада, но на этом не останавливаемся — будем расширяться и дальше. В планах ввести в эксплуатацию 1 000 000 квадратных метров полезной площади. А это значит, штат будет расти.

Это позволит нам оперативно принимать и отгружать товары продавцов, быстро доставлять заказы по всей территории присутствия и следовать миссии компании: повышать уровень жизни и самооценку людей. Мы продаем товары по выгодным ценам и предоставляем отличный сервис.