Онбординг как первый шаг к лояльности: как построить систему адаптации, которая снижает текучку в испытательный срок

Этап 1. Предадаптационный период

Длится в среднем до 2-х дней, на этом этапе формируется и согласовывается Job Offer, а также проводятся мероприятия по подготовке рабочего места нового сотрудника и формированию Плана ввода в должность.

Накануне первого рабочего дня нового сотрудника HR направляет ему письмо, содержащее приветственное обращение и материалы, которые помогут в первые дни: Welcome book, книгу тел. контактов сотрудников компании, план первого рабочего дня, полезные методические материалы, организационную структуру, схему расположения офиса и точек питания для вкусного ланча, информацию о дресс-коде.

Также в этот период формируется и согласовывается со всеми участниками корпоративных отношений в рамках процесса адаптации План ввода в должность (ПВД). Цель ПВД - построить для сотрудника систему получения, освоения, применения знаний о компании, продуктах и принципах деятельности, позволяющую сотруднику разобраться в целях своей деятельности, задачах, которые необходимы решить, способах, которые с определенной заданной вероятностью приведут к достижению поставленного для занимаемой должности результата.

Этап 2. Организационная, техническая и социальная адаптация

И вот он на борту! Именно в этот момент запускается процесс всем известный как «ожидание-реальность». Задача компании не потратить впустую время и деньги, вложенные в подбор специалиста и закрыть потребность для конкретной функции. Поэтому уже с первого дня свои инвестиции необходимо защищать.

Средняя продолжительность этапа до 1 месяца, он стартует с первого рабочего дня новичка и зависит от уровня ответственности специалиста, сложности работы, микроклимата в коллективе.

Второй этап предлагает серьезную поддержку новичку в виде полезных процессов и инструментов и включает в себя:

1. Кадровые процедуры.
2. Экскурсию по компании.
3. Обзор рабочего места и общих пространств офиса.
4. Инструктирование пользования ресурсными папками.
5. Информационную рассылку по всем подразделениям с представлением нового сотрудника.
6. Предоставление доступов к ресурсам на сервере и CRM-системам.
7. Осуществление плана ввода в должность согласно графику мероприятий.

Этап 3. Внедрение в рабочие процессы

Этап длится весь период срока испытания и фактически может быть поделен на 2 ключевые составляющие:

• Встречи с сотрудниками по логике выполнения должностных обязанностей. В зависимости от занимаемой должности, это могут быть руководители смежных подразделений, коллеги из удаленных филиалов, внештатные сотрудники и др.
• Получение и осмысление информации, необходимой для эффективного рабочего процесса в должности. Весь объем получаемой в этот период информации крайне важно осмыслить и усвоить, так как впоследствии слепые информационные зоны могут вызвать дефициты интеллектуального ресурса в будущем.

Работодателю важно определить ключевых участников до ввода в должность новичка, так как всем участникам необходимо понимать свои роли и быть готовыми, обладая в полноте и достаточности информационным и временным ресурсом.

В зависимости от размеров компании и потребностей бизнеса, функцию наставника может выполнять руководитель.

Меры координации и контроля обычно проводятся сотрудником Отдела персонала и руководителем новичка методом анкетирования и последующей личной беседы. Календарно можно выделить 4 точки контроля: 1-я неделя, 1-й месяц, 2-й месяц, 3-й месяц.

(Для отдельных позиций, например, Главный бухгалтер, сроки корректируются и могут быть увеличены до 6 месяцев).

Вооружившись списком уточняющих вопросов для каждого из периодов, HR проводит встречи по адаптации, формирует выводы и рекомендации для непосредственного руководителя нового сотрудника.

Данные мероприятия помогают своевременно выявить отклонения в процессах и принять корректирующие меры. В моей практике рекомендации были самые разнообразные, от регулировки сильно дующего кондиционера до замены наставника.

Отдельно хочется выделить важную составляющую любого процесса адаптации, это программа индивидуального обучения. Безусловно речь не идет о повышении квалификации или восполнении пробелов ВУЗа.

Вводное обучение – процесс предоставления новому сотруднику полной информации о вашем продукте/услуге. О принципах и подходах к ведению бизнеса, принятых в компании. Это и корпоративный глоссарий, организационная структура, помогающая сформировать системное представление о роли занимаемой должности.

А также информация о смыслах и миссии, корпоративной культуре, позволяющей лучше понять нового работодателя и усилить вовлеченность и лояльность сотрудника.

Итак, процесс адаптации подходит к финалу. Мы провели большую работу и сделали все необходимое для эффективного ввода новичка в должность. Утверждение или вопрос? Какой результат мы хотим/должны получить на финишной прямой?

Для получения ответа нам помогут 2 следующие метрики:

1. Сотрудник усвоил, способен воспроизвести и применяет полученную информацию о целях деятельности компании во внешней среде и ее целевой аудитории, о целях выполняемого функционала каждого подразделения компании, о целях и функционале свой деятельности, о принципах и правилах формального и неформального взаимодействия в компании.
2. Сотрудник в достаточной мере обладает навыками и компетенциями для реализации функции.

Получив утвердительный ответ на оба пункта, можно с уверенностью сказать, что процесс адаптации прошел успешно и риски возникновения текучести сведены к минимуму.

Решение об окончании испытательного срока принимает руководитель на основании результатов адаптации и заключения HR-специалиста.