Как правильно работать с самозанятыми, чтобы это было эффективно

Говоря о плюсах взаимодействия с самозанятыми, в первую очередь, все отмечают снижение финансовой и административной нагрузки: компании не нужно платить страховые взносы за самозанятых, а также выступать налоговым агентом по перечислению в бюджет НДФЛ. Самозанятые самостоятельно платят налоги, используя режим НПД.

При этом выплаты самозанятые получают только за выполненные задачи - компании не нужно платить за ежедневное присутствие сотрудника в офисе, даже если он там ничего не делает. Есть результат — есть оплата. Нет задач, которые нужно выполнять — деньги из фонда оплаты труда не расходуются. Сэкономить можно и на оплате отпусков и больничных, которые самозанятым также не положены.

Для бизнеса это еще и возможность гибко подходить к планированию загрузки: удобно привлекать специалистов на краткосрочные проекты или для выполнения конкретных задач тогда, когда это необходимо, особенно, если задача возникает нерегулярно. Формат самозанятости удобен и для самих исполнителей — можно сотрудничать сразу с несколькими заказчиками, обеспечивая себя необходимой нагрузкой для получения дохода. И если у одного заказчика не будет достаточного объема задач, самозанятый не привязан к нему трудовым договором и не должен отрабатывать положенный срок, чтобы перейти на другую работу.

При этом оформление гражданско-правового договора с самозанятым проще, чем трудового договора с постоянным сотрудников. Достаточно простого договора на оказание услуг, чтобы приступить к решению задачи. Все вместе это снижает нагрузку на кадровую службу и на бухгалтерию — конечно, если изначально все оформлено верно и грамотно.

Несмотря на свою простоту, режим НПД требует от бизнеса внимания к некоторым деталям, благо их не так много.

В первую очередь, нужно проверить, действительно ли исполнитель является самозанятым. Можно попросить у самого исполнителя справку о постановке на учет в качестве плательщика НПД — ее легко скачать из приложения “Мой налог”. А можно и самому проверить онлайн — нужно указать ИНН человека и дату, а система сама покажет, есть ли у него статус плательщика НПД. Рекомендуется делать это перед каждой выплатой, поскольку даже если в начале сотрудничества у человека был этот статус, то он может его потерять по ряду причин. Например, если его уровень дохода за год превысит 2,4 млн рублей. И если заплатить как самозанятому тому, кто им не является, можно получить от ФНС требования о доначислении налогов. Также нельзя привлекать к сотрудничеству самозанятого, если он был сотрудником компании в последние два года.

Рекомендуется также заключать с самозанятым договор. По форме чаще всего встречаются договоры возмездного оказания услуг — например, если человек проводит мастер-классы или консультирует компанию, а также договоры подряда — он подойдет в том случае, если самозанятые выполняет какие-то работы: снимает ролики, создает сайт, ремонтирует сантехнику. Можно воспользоваться и договором авторского заказа, если результат выполнения задания становится произведение науки, литературы или искусства. Еще один вариант — договор аренды, если самозанятый передает компании во временное пользование имущество за плату, например, свой автомобиль.

При этом не забывайте, что для самозанятых установлены ограничения по видам выполняемой деятельности: они не могут перепродавать чужие товары, продавать подакцизные или требующие обязательной маркировки товары, добывать и продавать полезные ископаемые, доставлять товары с приемом платежей в интересах других лиц без применения контрольно-кассовой техники продавца. Также самозанятым запрещено предпринимательство в интересах другого лица по договорам поручения, комиссии и агентскому договору. Список не очень большой.

Правильное оформление договора — гарантия фиксации отношений между самозанятым и компанией. Если он не будет выполнен, то с самозанятого можно будет получить неустойку. В обратную сторону договор защищает самозанятого в тех случаях, если заказчик не оплатит работы или выплатит меньшую сумму.

Главное требование к договору — избегать формулировок, которые указывают на трудовые отношения. Например, не нужно называть исполнителей работниками, указывать, что вы “принимаете на работу самозанятого”, а также устанавливать рабочие часы, выделять рабочее место и т.п. Таким образом вы снизите риски переквалификации ГПХ-договора в трудовой.

Помимо договора можно оформить такой документ, как задание. Это необязательный пункт в сотрудничестве с самозанятыми, но он помогает снизить риск переквалификации договора в трудовой. Кроме того, в таком документе удобно четко фиксировать договоренности с исполнителем до начала работы, а значит, позволяет контролировать ее выполнение.

Что обычно прописывается в заданиях: конкретные услуги, которые исполнитель оказывает заказчику, или работы, которые он выполняет, результат выполнения услуги или работы, требования к их выполнению, сроки, а также стоимость услуг.

Самое важное, что самозанятый получает оплату не за часы работы, а за конкретный результат. Поэтому если возникают споры, то задания смогут подтвердить, на какой результат рассчитывал заказчик.

Когда задача выполнена и оплачена, также требуется оформить ряд документов - это чеки и акты выполненных работ.

Собирать чеки от самозанятых нужно обязательно — они понадобятся, если вы будете учитывать расходы при расчете налоговой базы, а также станут подтверждением того компания не должна платить налоги и страховые взносы за исполнителя. При этом сформировать чек в приложении “Мой налог” самозанятому несложно — важно, чтобы он это делал каждый раз и отправлял заказчику. Для компании чеки — это первичные документы, их нужно хранить 5 лет, в бумажном или электронном виде.

После того, как все услуги по договору были оказаны, а работы выполнены, подписывается акт. В нем указываются вид и объем оказанных услуг, стоимость оказанных услуг с единицами измерения, подписи исполнителя и заказчика. Это необязательный документ, но его также рекомендуется оформлять, поскольку это сокращает риски переквалификации ГПХ-договора в трудовой договор. Так же, как и задание акт выполненных работ помогает доказать, что заказчику важен был конечный результат, а не рабочий процесс.

Особенно это важно, если компания регулярно сотрудничает с одним и тем же самозанятым — ФНС через скрининговую систему следит за периодичностью выплат самозанятым. Если это происходит с определенной регулярностью, то у налоговой могут возникнуть вопросы. Акты же помогут подтвердить, что вознаграждение выплачено за определенный объем выполненных работ.

Акты также подтверждают, что услуги были оказаны полностью, своевременно и надлежащим образом — и за них выплачено соответствующее вознаграждение. Соответственно, если компанию не устраивает качество, она может не подписывать акт, пока исполнитель не устранит недочеты. Самозанятому также будет проще доказать, что он оказал услуги в полном объеме: если акт подписан со стороны компании, то к нему претензий быть уже не может.

Главный риск взаимодействия с самозанятыми — переквалификация договора в трудовой. Это возможно в тех случаях, если ФНС или Трудовая инспекция решат, что человек фактически был штатным сотрудником, а компания заключила с ним договор как с самозанятым, чтобы не платить страховые взносы и налоги.

Поводом для этого могут стать регулярные выплаты в одинаковом размере, присутствие сотрудника на рабочем месте в течение всего дня по внутреннему трудовому распорядку, использование корпоративной почты или телефона, выполнение обязанностей, прописанных в должностных инструкциях.

Если факт “скрытых трудовых отношений” удастся доказать, то бизнесу придется не только заплатить налоги и страховые взносы за весь период сотрудничества, но и штрафы.

В частности, нужно будет уплатить НДФЛ 13% с уже выплаченных исполнителю вознаграждений, а также страховые взносы в размере 30% (и пени за их несвоевременную уплату).

В плюс к этому будут начислены штрафы:

• для должностных лиц — 10-20 тыс. рублей;
• для ИП — 5-10 тыс. рублей;
• юридических лиц — 50-100 тыс. рублей.

Таким образом, для компании, которая платила самозанятому 100 тыс. рублей в месяц в течение года, доначисления могут превысить 400 тыс. рублей.

Кроме того, придется сдать всю бухгалтерскую отчетность за исполнителя, утратившего статус самозанятого, по формам РСВ, 6-НДФЛ, ЕФС-1 и КНД 1151162. Это дополнительная административная и кадровая нагрузка.

Чтобы избежать таких проблем, рекомендуем воспользоваться нашим чек-листом. А если вы сотрудничаете с самозанятыми часто, то ведите по каждому из них реестр, где будет четко фиксироваться, кто, когда и какие задачи выполнял, какие суммы за это получил и прислал ли чек.