HR-аналитика на практике: какие метрики действительно важны и как их использовать для принятия решений

HR-метрики – это исчисляемые показатели по персоналу. К ним относят цифры и значения, которые позволяют оценить, насколько эффективно работают сотрудники, HR-отдел и что происходит с командой в целом. Считать их или нет — решать вам, но они точно могут принести пользу компаниям, которые хотят развиваться и чей штат более 50 человек.

HR-метрик много. Их реальный перечень определяется учётными системами и задачами анализа. Как правило, конкретные показатели выбираются по запросу топ-менеджмента. Главные HR-метрики универсальны для любого бизнеса, будь то стартап, магазин цветов или ритейл. Но в зависимости от зрелости бизнес-процессов, отрасли и проблем, могут добавляться свои.

HR-метрики помогают:

1. Оценить эффективность HR-отдела;

1. Выявить точки роста в команде: насколько сотрудники удовлетворены рабочими процессами, как они работают;
2. Оптимизировать затраты на найм: контролировать расходы на подбор, обучение и удержание персонала;
3. Прогнозировать: понимать, сколько сотрудников будет нужно и как быстро можно закрыть вакансии;
4. Отслеживать динамику изменений в компании.

Перед тем, как выбирать HR-метрики, важно обсудить с руководством, какую задачу бизнеса мы хотим решить. Например, топ-3 самых популярных запроса в моей работе - это закрытие вакансий, внедрение ключевых показателей эффективности (КПЭ) в систему мотивации и оптимизация расходов на персонал.

5 критериев, которые можно использовать при выборе метрик:

1. соответствие функциям и задачам, которые стоят перед компанией в целом;
2. измеримость и сопоставимость;
3. легкость, простота и бюджетность при подсчете и измерении;
4. возможность охватить все элементы действующей HR-системы;
5. возможность отделить эффекты от HR-процессов от эффектов, связанных с другими факторами, которые могут на них влиять.

Метрики можно классифицировать на качественные и количественные, объективные и субъективные. Качественные направлены на выявление проблем. Измеряются с помощью порядковых, ранговых шкал. Количественные — прямые показатели измерения в рамках относительных, абсолютных или интервальных шкал оценки.

Объективные показатели легко наблюдаемы и измеримы в количестве. К субъективным показателям относят мнение экспертов, аудиторов, специалистов.

Анализ метрик проводится с точки зрения достижения поставленных компанией целей с использованием следующих методических подходов в оценке:

Категории метрик также можно разделить на те, которые нужны руководителям, самому HR-директору и метрики по отдельным процессам.

Глобальные / верхнеуровневые метрики для топ-менеджмента:

1. Производительность труда (прибыль, которую приносит один сотрудник): чистая прибыль / среднесписочная численность работников.
2. Доход на одного сотрудника (доход, который приносит один сотрудник): общий доход компании / среднесписочная численность работников.
3. Прибыль на рубль ФОТ (прибыль, которую приносит каждый рубль оплаты труда): прибыль / ФОТ.
4. Доля ФОТ в расходах: ФОТ / расходы *100%.
5. Доля ФОТ в активах: ФОТ / активы*100%.
6. Затраты на одного сотрудника: общая сумма затрат компании на персонал / среднесписочная численность сотрудников.
7. Текучесть кадров: количество уволенных / среднесписочная численность *100%.

Метрики для Директора по персоналу

Они нужны, чтобы видеть HR-процессы. Необязательно брать все, достаточно выбрать 5-7:

• Скорость закрытия вакансий в днях
• Эффективность источников подбора персонала
• Стоимость закрытия вакансии
• Текучесть кадров на испытательном сроке
• Стаж работы
• Ротация
• Обучение сотрудников
• Структура вознаграждения
• Индекс вовлечённости
• Портрет сотрудника: пол, возраст, образование и др.

Метрики по отдельным HR-процессам: подбор персонала, адаптация, обучение, оплата труда и мотивация.

Чтобы метрики работали, их нужно внедрять и системно проводить аналитику. Выберите периодичность, с которой вы анализируете метрики и подводите итоги: неделя, месяц, квартал, год.

1. Определите, что можно посчитать, используя учётные системы (1С, ERP, Excel-таблицы и др.). Если есть метрики, которые нельзя получить из программ — подумайте, как подсчитать их другим способом.
2. Выберите 7-10 наиболее важных метрик
3. Сформулируйте методику подсчёта показателей: пусть это будет прописанная инструкция как вы считаете, с какой регулярностью и как анализируете результат.
4. Накапливайте опыт подсчёта и анализа, корректируйте методику подсчёта, ищите взаимосвязи процессов, пробуйте различные виды анализа
5. Корректируйте список HR-метрик. Например, вы выбрали N метрик и научились быстро их мониторить. Значит, можно выбрать еще несколько актуальных метрик и добавить их в аналитику.
6. Используйте визуализацию: графики, диаграммы, дашборды для более наглядного восприятия данных.
7. Работайте над лёгкостью подсчета. В этом помогают автоматизация (специальные программы) и опыт. Данные быстро устаревают: если вы получаете их через неделю-две - они уже нерелевантны.
8. Ежегодно, а лучше раз в полгода делайте отчёт о работе HR-подразделения. Это поможет и вам, и руководству видеть процессы, а также понимать проблемы, точки роста и успехи.

Бизнес и топ-менеджмент воспринимает метрики, как факты, на которые можно опираться, если нужно что-то улучшить или изменить внутри компании. Рассказываю три практических кейса из своего опыта.

1. Кейс по сокращению времени подбора персонала

Нередко я приходила в компанию, где не вели учет HR-метрик. Это в том числе приводило к тому, что вакансии закрывались за 60-90 дней. Метрики изменили ситуацию: я рассчитала воронку и эффективность источников подбора. Это помогло обнаружить точки роста, которые мы начали подтягивать. В итоге мне удалось сократить срок закрытия вакансии за три месяца до 42 дней, а через полгода — до 28.

2. Кейс по запуску образовательного проекта

В одной из компаний сотрудники жаловались на нехватку обучения. Чтобы изучить проблему, я собрала данные о том, какие курсы и тренинги они посещали. Я подсчитала процент обученных работников по отношению к средней численности компании и увидела, что только 17% сотрудников проходили обучение. Без бенчмарков сложно понять, как оценивать это число. Тогда мы обратились к статистике: в среднем компании тратят на обучение 5% ФОТ. В компании тратили 2,5%. Цифры помогли обосновать топ-менеджменту увеличение бюджета на обучение: была запущена внутренняя школа тренеров и наставничества.

3. Кейс по улучшению ДМС

Мы столкнулись с негативными замечаниями и предложениями к партнеру по ДМС. Перед тем, как продлить договор, мы провели опрос сотрудников и попросили описать ситуации, когда проблема не была решена. По итогам выяснили, что на самом деле уровень удовлетворенности ДМС 8,3 из 10. Метрики помогли понять, как расширить программу страхования, учитывая пожелания команды, но при этом сохранив контракт с текущей страховой.

Базовый тезис в HR-аналитике: «Чтобы что-то улучшить, это сначала нужно измерить».

• Аналитика нужна компаниям, которые хотят добиться большей эффективности и чей штат составляет более 50 человек.
• Подбирайте HR-метрики под задачи и проблемы бизнеса.
• Есть разные группы метрик: количественные и качественные, субъективные и объективные. Также метрики можно разделить по HR-процессам.
• Держите фокус на запросах бизнеса: это помогает не закопаться в аналитике.
• Внедрение метрик без отслеживания или с долгими подсчетами не имеет смысла: используйте специальные программы.
• Если аналитика работает на благо бизнеса — финансовые показатели компании и производительность труда будут расти.