Аудит продуктивности: как найти «убийц» рабочего времени

Руководители часто считают, что причина непродуктивности — в неорганизованности команды. Но реальная причина остаётся в их слепой зоне — это организация работы. И чтобы не быть голословными, приведём результаты многолетних исследований тех, кто лучше всех остальных разбирается в продуктивности — создателей инструментов для рабочей коммуникации, управления задачами, процессами и людьми.

Компания Asana, разработчик одноимённого сервиса для управления работой, в исследовании Anatomy of Work повторяет как мантру: во многих компаниях почти две трети рабочего времени уходят на «работу о работе» — планирование, синхронизацию, поиск информации и другие организационные вопросы.

На фоне остальных выделяются компании, в которых созданы условия для продуктивной работы: процессы прозрачны, задачи упорядочены, а необходимая информация находится под рукой. Такие команды лучше справляются со сложными задачами и приносят больше прибыли компании.

Четыре из пяти сотрудников, опрошенных Asana уверены: они работали бы на порядок лучше, если бы в компании были удобные инструменты для совместной работы. Учитывая, что сейчас ERP, CRM, или таск-трекеры есть везде, проблема не столько в их наличии, сколько в интеграции между ними и создании единого рабочего пространства вместо кучи сервисов.

Поиск информации — настоящий убийца рабочего времени. Исследования разных лет показывают, что поиск необходимых для работы данных и документов занимает у среднестатистического «работника умственного труда» до четверти времени на рабочем месте. Часто за информацией необходимо обращаться к разным базам и/или коллегам (тем самым отвлекая их от текущих задач и отрицательно влияя на их собственную продуктивность).

От этого часто страдают крупные компании, подразделения которых (маркетинг, проектирование, финансы и т.д.) работают с разными информационными системами. С этим столкнулся один из клиентов компании Ardecs — конструкторское бюро с 2000+ сотрудниками. Различная документация по проектам хранилась в СЭД 1С, ECM Directum, Microsoft Sharepoint, искать информацию и запрашивать права доступа приходилось в каждой базе по отдельности. Специалисты компании Ardecs разработали коннекторы для подключения всех баз к единой системе Directum Smart Search для индексации и бесшовного поиска по названиям, контексту и содержимому документов.

Ещё одно исследование, важное для понимания проблемы — Work Trend Index от Microsoft, для подготовки которого компания использует обезличенные данные об использовании своего ПО. Разработки Microsoft используют тысячи компаний от микробизнесов до корпораций, так что их выводы репрезентативны.

Как следует из статистики, собранной Microsoft, на протяжении всего рабочего дня (и даже после него) сотрудников окружают отвлекающие факторы и рутинные микро-задачи, которые мешают общей продуктивности. Так, для многих утро начинается с волны электронной почты, которую необходимо проверить. Большая часть писем незначима: на просмотр и реакцию уходит меньше минуты. Далее — сообщения из рабочих чатов. Часто, чтобы быть в курсе происходящего, приходится просмотреть историю чата на сотню постов назад.

Самые продуктивные часы сотрудников с нормальным хронотипом приходятся на вторую половину утра и начало дня. Но это время в рабочем расписании часто занято встречами, звонками, «викли», «дейли» и другой коммуникацией. Хуже всего большие общие звонки: иногда они затягиваются на час-другой, но важной для конкретного члена команды информации будет минут на 5. Сколько так теряется продуктивных человеко-часов — представить сложно.

Около половины линейных сотрудников и менеджеров, опрошенных Microsoft в ходе подготовки последнего Work Trend Index признали, что регулярные отвлечения делают их рабочий день хаотичным и фрагментированным. Встреча, звонок или помощь коллеге в мессенджере не проходят бесследно: после них требуется время, чтобы восстановить внимание. Получасовой звонок, на самом деле стоит около 50 минут сотрудника. Дополнительное время тратиться на то, чтобы снова сосредоточиться на работе.

В результате, и офисные, и гибридные, и удалённые сотрудники вынуждены брать работу на вечер или выходные, чтобы успеть завершить дела. Здесь ломается баланс жизни и работы, начинается выгорание, формируется массив коммуникационной нагрузки (писем и сообщений), с которого им приходится начинать следующий день (цикл замкнулся).

Возможно, в исследованиях выше вы узнали свою команду. Решение есть: любой корпорации, стартапу или солопренёру следует регулярно проводить аудит продуктивности. Ищите «узкие места», неэффективные процессы, которые расходуют ценный ресурс. Ниже пара примеров решений из практики Ardecs.

• Внедрение в рабочий процесс ИИ-агентов может повысить продуктивность команды, но требует большой подготовительной работы. Проведите аудит, найдите рутинные процессы, которые можно автоматизировать. Например, усиленный ИИ поиск может на порядок повысить эффективность работы, когда все ресурсы компании саязаны с помощью единого портала Directum.
• Если ваши сотрудники не используют в полной мере возможности ERP, CRM, таск-менеджера и иного рабочего ПО (или делают это из-под палки), вам необходимо разобраться — почему. Если инструменты продуктивности неудобны, они сами становятся убийцами времени.
• Работайте с вовлечённостью сотрудников: создавайте условия, чтобы они могли сосредоточиться на том, ради чего вышли на работу. Работайте над прозрачностью рабочих процессов, чтобы каждый понимал, как его вклад помогает общему делу.