Адаптация новых сотрудников в условиях нехватки ресурсов: как сделать процесс вхождения в команду эффективным без больших затрат.

Ценность адаптации для бизнеса

Любая компания тратит деньги на подбор персонала, а также на период вхождения в должность нового сотрудника. По статистике для того, чтобы человек начал полноценно трудиться, необходимо от трех месяцев до года – это время знакомства с коллегами, относительно глубокое погружение в процессы компании, да и в непосредственные задачи. Бизнес выигрывает при грамотно простроенной адаптации сразу в нескольких моментах:

• Снижается срок адаптации
• Как следствие снижаются затраты на персонал, куда должны входить также затраты на адаптацию
• При помощи выстраивания единого информационного поля руководство может быть уверено, что сотрудник четко понимает цели бизнеса и свои задачи – как следствие может ожидать, что результаты будут выше и быстрее

Ценность адаптации для сотрудника

Зачем сотруднику необходима адаптация, думаю, легко понять, вспомнив себя в новой компании: для любого, даже самого коммуникабельного человека, это всегда большой стресс. Новые люди, новое пространство, новые процессы – все это создает дискомфорт. Чем поможет грамотная адаптация сотруднику:

• Снизит уровень стресса
• Даст четкое понимание ожиданий от руководства – путем помещения в единое информационное поле и четкое структурирование задач
• Поможет быстрее познакомиться с процессами, и как следствие – опять же повлияет на снижение стресса и скорость вхождения в должность

И все эти моменты непосредственно влияют на скорость адаптации и как следствие на затраты компании – то есть возвращаемся к предыдущему пункту: ценность для сотрудника в итоге оборачивается ценностью для компании.

Перейдем к конкретным инструментам, которые при минимальных ресурсах помогут выстроить работающую систему адаптации. Первое, на что необходимо обратить внимание, это составить четкий план вхождения в должность. Таким образом мы добьемся минимизации недоразумений, когда руководитель думает, что задачи очевидны, а сотрудник видит все по-своему, привык в других компаниях делать по-другому или совсем не понимает, что от него ждут. Если в компании существует система управления по целям (Performance Review), то эту систему и адаптационный план необходимо связать между собой – ведь сотрудник, когда у него заканчивается испытательный срок, также должен иметь цели и задачи, на которые он ориентируется, и логично, если они являются продолжением адаптационного плана.

Кроме того, важно помнить, что помимо непосредственных задач и целей в адаптационный план необходимо включать прохождение необходимых для работы тестов и изучение обязательных документов, регламентов и правил.

Существенный момент, который непосредственно влияет на скорость адаптации – это качественная подготовка рабочего места: компьютер, стол, стул, оборудование, программное обеспечение, средства индивидуальной защиты и другие необходимые для работы инструменты должны быть готовы в первый рабочий день.

Следующий инструмент, которому стоит уделить особое внимание – это набор материалов, которые помогают новичку не запутаться в первые рабочие дни в том, кому звонить по каким вопросам, в структуре компании, да и в ценностях и принципах своего нового работодателя. Очень помогает для решения этой задачи создание Welcome book – книги новичка, которая отражает всю наиболее важную в первые рабочие дни информацию: от адресной и телефонной книги до основных формальных и неформальных правил. Книга может быть как электронной, так и бумажной – в зависимости от целевой аудитории и того, есть у сотрудников регулярный доступ к компьютеру или нет (второе довольно часто бывает, например, в производственных компаниях).

Книга – инструмент хороший, но для создания правильных установок необходим тренинг или Welcome day, в рамках которого сотрудник может познакомиться поближе с ценностями компании. Приглашайте на такие мероприятия топ-менеджмент – это очень ценно и полезно как для новичков, так и для руководства! К тому же, это хорошая возможность для сотрудников позадавать вопросы, а для руководителей – увидеть, что именно интересует персонал, так сказать, из первых уст. Важно понимать, что ценность таких тренингов особенно высока в первые дни работы в компании – не дольше, чем через 2 недели после старта. Через полтора-два месяца такие мероприятия уже не очень интересны сотрудникам, т.к. основную информацию они уже получили из других источников (коллеги, Интранет, документов), у них уже созданы первичные установки, которые будет непросто изменить, более того, скорее всего, уже спланированы важные рабочие встречи, и подобные тренинги через полтора месяца и более будут восприниматься как отвлекающий и ненужный фактор. И вместо установки лояльности можно получить в результате раздражение. Как говориться: все необходимо делать вовремя.

Кроме того, давайте не будем забывать, что все мы люди, и каждому без исключения человеку ценно внимание и возможность выговориться, поделиться и задать вопросы. Для этого есть отличный инструмент: регулярные тет-а-тет встречи с HR. Кстати, иногда бывают ситуации, что у новичка не очень складывается коммуникация с руководителем и наставником, и тогда именно HR может прийти и помочь наладить коммуникацию. Для того, чтобы этот инструмент работал, важно задать регулярность таким встречам, а также не забывать и о встречах с руководителями, ведь для него введение в должность и команду нового сотрудника – это тоже своего рода стресс.

Ну и в случае, когда руководитель перегружен, важно закрепить за новичком наставника, который сможет отвечать на вопросы, помогать входить в должность и адаптировать сотрудника. Безусловно – это дополнительная нагрузка на «старичка» и требует поощрения, но и здесь можно обойтись минимальными финансовыми вложениями – например, можно устроить соревнование на лучшего наставника по итогам года, выделить приз в виде корпоративной сувенирной продукции или даже организовать неформальный обед с руководством с наставниками для поддержания корпоративного духа.

• Постройте четкий план вхождения в должность
• Организуйте рабочее место
• Проводите регулярные встречи тет-а-тет по задачам и самочувствию сотрудника и руководителя
• Создайте Welcome-book
• Проведите Welcome-тренинг
• Закрепите наставника

Все эти инструменты не требуют больших финансовых вложений, при этом работают на скорость адаптации и как следствие на повышение вовлеченности сотрудника и его лояльности к компании.